In einem modernen und kostenbewussten Handwerks-betrieb ist die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter sowohl für die Nachkalkulation als auch für die Lohnabrech­nung heute unum­gänglich. Allerdings erfordert die Er-fassung und die Weiterver­arbeitung dieser Daten einen erheblichen administra­tiven Auf­wand:

Der gewerbliche Mitarbeiter füllt seinen Tages- oder Wochenrapportzettel (nach bestem Wissen und hoffentlich einigermaßen zeitnah) aus. Dieser Rapport wird im Büro weiter be­arbeitet um zum einen die Stunden für die Lohnzeiten zusammen zu stellen und zum Ande­ren um die verschiedenen Projekte (Baustellen) nach zu kalkulieren. Dies stellt einen sehr großen Aufwand dar und die Zeiten - insbesondere für die Nachkal­kulation - können nur mit zeitlicher Verzögerung ausgewertet werden.

Die ideale Lösung in diesem Zusammenhang wäre, die Zeiten nur einmal dort zu erfassen, wo Sie entstehen, und zwar beim gewerblichen Mitarbeiter. Diese erfassten Zeiten wer­den dann nur ausgelesen und stehen für alle Auswertungen (z. B. die Lohnbuchhaltung oder die Nach­kalkulation) sofort zur Verfügung.

Optimiert: Zeiterfassung

Jetzt noch weniger Erfassungsaufwand

Auf dem Weg zum digitalen Büro hat die neue Version TopKontor einen weiteren großen Schritt gemacht. Das neue Modul „Zeiterfas­sung“ ermöglicht den automati­sierten Import von fast allen Datenerfas­sungsgeräten in die Lohnerfassung der Nachkalkulation. Ein Groß­teil der Erfas­sungsgeräte stellt Daten in einem Textfor­mat zur Verfügung. TopKontor Hand­werk kann durch die Erstellung eines individu­ellen Profils auf diese Daten zugreifen. Die Erstellung des Profils wird durch eine intelli­gente Erkennung unterstützt und eine Auto­matisierung des Auslesens von neuen Daten ist vorbereitet.

Beispiel für eine Baustellenzeiterfassung

Mit Beginn der jeweiligen Tätigkeit scannt der Mitarbeiter mit nur einem Knopfdruck die Posi­tion ein. Die vorhergehende Tätigkeit wird au­tomatisch mit dem nächsten Scanvorgang be­endet. Selbstverständlich können Sie auch Projektzeiten positions­unab­hängig festhal­ten (nur die Zeit, die ein Mitar­beiter auf einer Bau­stelle gearbeitet hat). Nachdem alle Arbeiten abgeschlos­sen sind, werden im Betrieb die Bar­codescan­ner über ein USB-Kabel angeschlossen und die Daten werden automatisch ausgele­sen. Ein Doppelklick über­trägt die Daten in die Lohn­schnellerfassung. Der Barcodescanner wird während dieses Vorganges wieder aufgeladen und die eingelese­nen Daten automatisch gelöscht. Das Gerät steht für den nächsten Arbeitstag bereit. Hier der Ablauf noch einmal in kurzen Worten: Angebot erstellen, Report mit Barcode drucken, Positionen bei Arbeitsbeginn mit einem Knopfdruck scannen, Arbeit für eine Position auto­matisch mit Einscan­nen der Folgeposition beenden, Barcodes im Unternehmen automatisch durch Einstecken in USB-Anschluss auslesen und Gerät laden, Klick auf Icon für Datentrans­fer. So einfach kann eine automatisierte Datenerfassung heute erfolgen - und das bei einem geringen Anschaffungspreis!

Neben der passenden Software wird nur noch ein robustes und zuverlässiges Erfassungsge­rät benötigt:

Der Opticon OPN 2001 ist als Leichtgewicht und mit nur 28g der ideale Begleiter für mobile Datenerfassung. Dank IP42 Schutz brauchen Sie sich nicht einmal über Staub oder Spritzwasser Gedanken machen. Die einfache 2-Tastenbedienung (scannen und Löschen) garantiert eine schnelle und komfortable Hand­habung. Dank des eingebauten Laser­scanners lassen sich selbst schlecht gedruckte Barcodes bestens erfas­sen.

• - 32 x 62 x16 mm bei einem Gewicht von nur 28g
• - integrierter Li-Ion Akku für bis zu 1.000 Scans pro Akkuladung
• - 512kB FlashROM und 64kB RAM für bis zu 15.000 Barcodes
• - Liest alle üblichen 1D Barcodes inkl. PDF417
• - Anschluss und Ladefunktion über USB -> Mini-USB